كتب محمد السلمان:
يتسلم اعضاء مجلس الأمة والوزراء بصفتهم اعضاء في المجلس بحكم وظائفهم وايضا المعنيين بشؤون عمل السلطتين التشريعية والتنفيذية جدول اعمال مجلس الأمة ومرفقاته ومضابط الجلسات قبل موعد انعقاد كل جلسة من جلسات المجلس، لكن الاعضاء والوزراء لا يعرفون الدورة الاجرائية التي يستغرقها اعداد مواد جدول الاعمال والمضابط والجهد المبذول، حيث تعد الاسرع بين برلمانات المنطقة، بل ان الخطأ فيها مرفوض ونسبته تصل الى صفر في المائة لان حتى الهفوة يتم المصادقة عليها من المجلس ولأول مرة تقوم صحيفة «الوطن» بجولة ميدانية تطلع خلالها على كيفية وإجراءات اعداد وطباعة جدول الاعمال والمضابط وتشهد ولادة الجدول من بدايته حتى تسليمه للاعضاء والوزراء وجهات الدولة المختلفة.
وفي سرداب مجلس الامة تحت مكاتب النواب وقاعات لجان المجلس تقع ورشة العمل حيث تتحول الى خلية من العمل.. انتقلنا الى الموقع حيث اصوات المطابع ومعدات النسخ واطعلنا خلال الجولة برفقة الامين العام المساعد لشؤون الجلسات أحمد الهاجري على مراحل العمل وحجم الضغط الذي يواجه القائمين على انجاز جدول الاعمال حتى ان هذا القطاع اصبح من القطاعات الطاردة وغير الجاذبة بسبب حساسية وحجم العمل والتركيز المطلوب.
ويقول أحمد الهاجري ان 30 بالمائة من العاملين في هذا القطاع قد انتقلوا الى قطاعات اخرى اقل جهدا وتركيزا.
ويفيد الهاجري ان هذا القطاع بدأ في تطبيق فكرة جدول الاعمال الالكتروني مع تنفيذ ميزة السرعة لدرجة ان مضبطة الجلسة التي تستغرق في بعض البرلمانات 6 الى 8 اسابيع لانجازها يتم الانتهاء منها في نفس يوم الجلسة حتى يمتد العمل حتى صباح اليوم التالي ولا ينصرف الموظفون الا بعد الانتهاء من انجاز المضابط، وهو ما جعل بعض البرلمانات تنبهر من هذه السرعة القياسية في انجاز الجدول ومرافقاته والمضابط في برلمان الكويت.
قطاع الجلسات
ويعتبر قطاع الجلسات من القطاعات التي يكاد لا يخلو منها اي مجلس او برلمان خليجي او عربي او عالمي ويعد هذا القطاع في مجلس الامة من القطاعات الرئيسية منذ قيام المجلس رغم تدرجه في الهيكل التنظيمي منذ اربعة عقود حيث كان قسما ثم ادارة الى قطاع او امانة مساعدة.
ويشرف على هذا القطاع حاليا احمد عبدالله الهاجري الامين العام المساعد لشؤون الجلسات وخلال جولة «الوطن» داخل هذا القطاع للاطلاع على دورة العمل فيه والمدخلات والمخرجات المستندية به وعلاقته بباقي قطاعات وادارات واقسام الامانة العامة للمجلس بدأنا تحقيقنا الصحفي مع احمد الهاجري الامين العام المساعد لشؤون الجلسات.
¼ ما هي طبيعة عمل قطاع الجلسات؟
ـ يعتبر قطاع الجلسات من القطاعات الهامة والحساسة بأي مجلس او برلمان ويتولى قطاع الجلسات في المجلس عدة اختصاصات رئيسية ويتشعب منها اختصاصات فرعية لا يمكن اغفال ايا منها وهي ذات مراحل ثلاث المرحلة الاولى ما قبل انعقاد الجلسة والمرحلة الثانية اثناء انعقاد الجلسة والمرحلة الثالثة ما بعد انعقاد الجلسة.
وتختص المرحلة الاولى بالتجهيز للجلسة من خلال استلام جميع المستندات والتقارير البرلمانية والاوراق وكشوفات الرسائل وكشوفات العرائض والشكاوى واسئلة النواب واقتراحات الرغبة والتقارير وردود الحكومة على هذه الاسئلة والاقتراحات للعمل على اعداد مسودة جدول اعمال الجلسة وذلك استنادا لنصوص اللائحة الداخلية لمجلس الامة وحسب الاولويات التي قررها المجلس ومن ثم عرض مشروع جدول اعمال الجلسة على رئيس المجلس بواسطة الامين العام لاعتماده واعداد الدعوة الموجهة من رئيس المجلس للاعضاء والمحدد بها تاريخ وموعد الانعقاد سواء كانت جلسة عادية او خاصة او جلسة افتتاح.
وبعد ذلك يتم طباعة الجدول واخراجه بالشكل النهائي مع تضمينه كافة المرفقات الخاصة به على جميع الاعضاء والوزراء ورجال الصحافة وبعض المعنيين وتسليمه لهم عن طريق ادارة الخدمات او ما تم استحداثه من الجلسة الماضية عن طريق نشره على الموقع الالكتروني الخاص بمجلس الامة فور الانتهاء منه اي قبل توزيعه بيومين او ثلاثة ايام على الاقل.
اما المرحلة الثانية فتختص بسير ومتابعة اجراءات الجلسة اثناء انعقادها وهي على شكل تنسيق اجرائي مع رئيس المجلس والامين العام.
اما المرحلة الثالثة فتختص بتدوين وتسجيل كل ما دار في الجلسة من حديث او اجراءات او قرارات او توصيات بمضابط يتم تحريرها وتدقيقها بكافة تفاصيلها ويصاحبها اصدار تقريرين مختصرين الاول خاص بالقرارات التي اتخذت في الجلسة والثاني خاص بالاجراءات التي تمت في الجلسة وما دار فيها اثناء مناقشة البنود او الفقرات سواء المدرجة بجدول اعمال الجلسة او التي استجدت اثناءها.
لا للهفوات
¼ بما أن قطاع الجلسات ذو أهمية بالغة من الدقة والحساسية فهل يمكننا معرفة ما هي المشكلات التي تحرصون على عدم حدوثها أو المعوقات التي تخططون لتلافيها؟
- أنا شخصيا اعتبر أن جميع القطاعات في المجلس ذات أهمية ولا يمكن ان نقول ان هناك قطاعا أو ادارة أو قسما غير مهم لأن الجميع يعمل لمصلحة هذه المؤسسة البرلمانية ولتسهيل مهام الاعضاء في اداء مهامهم، ولكن يمكن القول ان الهفوات التي تطرأ ببعض القطاعات أو الادارات التابعة للمجلس بسبب ضغط العمل لا يكتشفها سوى رئيس قسم أو مدير ادارة وربما رئيس القطاع ولكن في قطاع الجلسات الامر يختلف حيث نعمل في قطاع الجلسات على جعل نسبة الخطأ تصل الى صفر في المائة «%0» لان حتى الهفوة البسيطة ستكون معروضة أمام جميع أعضاء المجلس وجميع الوزراء ورجال الصحافة والمهتمين والمعنيين وجميع من يشاهد الجلسات على التلفزيون أو من يسمعها عبر الاذاعة، لذلك نحرص جميعا باستمرار على المراجعة والتدقيق من خلال الموظفين والموظفات المميزين في هذا القطاع والذين لا يتوانون ابدا في اداء عملهم وما يطلب منهم حيث انهم العصب الرئيسي لهذا القطاع وأنا اعتبرهم شخيا كعنصر الاوكسجين في الماء نظرا لطبيعة عملهم والمهام الدقيقة الملقاة على عواتقهم.
ولعل من المشكلات التي يعاني منها القطاع انه اصبح طاردا وغير جاذب للموظفين ويمكن القول ان اكثر من %30 من العاملين بالقطاع قد انتقلوا الى قطاعات اخرى اقل تركيزا وحساسية وضغطا في العمل.
ولعل اهتمام رئيس المجلس بالعاملين بهذا القطاع والحرص دائما على الاهتمام بهم وتذليل كافة العقبات امامهم جعل الأمين العام على اتصال يومي مع المسؤولين في القطاع للتفكير بكل ما من شأنه يحقق الرضا لكافة العاملين بهذا القطاع.
¼ كيف تحددون مواد وفقرات جدول أعمال الجلسات؟
- هناك اولويات حسب تطبيق نصوص اللائحة الداخلية لمجلس الأمة وهناك اولويات يقرها مكتب المجلس ويتم ترتيب بنود وفقرات الجدول بناء عليها.
¼ ما هو طموحكم بالنسبة لقطاع الجلسات؟
- لا يخفى على احد ان العالم في تطور مستمر من خلال مؤسساته وهيئاته ولاشك ان هذا التطور هو من نتاج الفكر البشري، وهناك افكار حديثة نسعى جميعا لتنفيذها في قطاع الجلسات لتطوير الخدمة التي تقدمها كجزء من الامانة العامة الى السادة أعضاء المجلس ومن ضمن هذه الافكار التي بدأنا بتطبيقها هي فكرة «جدول الأعمال الالكتروني» حيث ان القطاع يستهلك سنويا ملايين الاوراق لنسخ جدول الاعمال ومرفقاته وتوزيعها على السادة أعضاء المجلس لذا نتطلع لتنفيذ جدول أعمال الجلسات ومرفقاته وتوزيعه من خلال الموقع الالكتروني لمجلس الأمة وهي خطوة بدأنا بتنفيذها جزئيا بالتعاون مع قطاع المعلومات اعتبارا من ديسمبر الماضي عندما نشرنا جدول اعمال الجلسة على الموقع الالكتروني وهذا الامر سيوفر الوقت والجهد للجميع حيث سيكون الجدول متاحا على الموقع قبل الجلسة بخمسة أيام على الأقل.
مسودة الجدول
وتحدثنا مع مدير ادارة الجلسات جمعة الشطي..
¼ هل لنا ان نعرف ما طبيعة عمل ادارة الجلسات؟
- سوف افصل لكم النقاط الرئيسية التي تطرق لها الامين العام المساعد لشؤون الجلسات وهي ما يخص ادارة الجلسات، فالادارة تنقسم الى ثلاثة اقسام وهي قسم الجدول والقرارات وقسم المضابط وقسم المطبعة وهي اقسام عملها مرتبط مع بعضها البعض وبشكل يومي تقريبا.
فقسم الجدول هو المسؤول عن اعداد مسودة او مشروع جدول الاعمال من خلال استلام المستندات والاوراق ومن ثم تجميعها وترتيبها حسب الاولويات المحددة وبعد ذلك عرض هذا الجدول بالطريقة التي اوضحها الامين العام المساعد لشؤون الجلسات واصداره بشكله النهائي.
اما قسم المضابط فيتولى تحرير مضبطة لكل جلسة وطباعتها وتدقيقها وتدوين جميع ما عرض بهذه الجلسة وما دار فيها من نقاشات وما صدر فيها من قرارات بكافة التفاصيل التي جرت بالجلسة وتدوين جميع المقترحات التي تقدم بها الاعضاء اثناء سير الجلسة وبيان رأي كل منهم سواء بالرفض او الموافقة او الامتناع وبعد ذلك طباعة هذه المضابط وتزويد السادة الاعضاء بنسخ منها انتظارا للجلسة القادمة للتصديق عليها وابداء أي ملاحظات عليها لتعديلها او تصحيحها ومن ثم اعتمادها بالشكل النهائي بعد التصديق عليها من قبل المجلس.
ويقوم قسم المضابط كذلك باعداد سجل خاص لمضابط الجلسة مسجل فيها ارقام هذه المضابط وتاريخ كل مضبطة وبعد ذلك ارسالها للحكومة عن طريق الامين العام المساعد لشؤون الجلسات لنشرها في الجريدة الرسمية (الكويت اليوم) استنادا لنص المادة 94 من اللائحة الداخلية لمجلس الامة.
اما القسم الثالث وهو قسم المطبعة فيتولى هذا القسم طباعة ونسخ جميع المستندات والمرفقات الخاصة بجدول الاعمال ابتداء من الدعوة للجلسة وانتهاء بالمضابط.
¼ ما خططكم لتطوير العمل في ادارة الجلسات؟
- هناك تنسيق دائم مع احمد الهاجري الامين العام المساعد لشؤون الجلسات لرفع كفاءة اداء العاملين في الادارة من خلال البرامج التدريبية التي طلبها من ادارة التطوير والتدريب وكذلك دراسة اختصار الدورة المستندية لبعض مواد الجدول ولكن تبقى النقطة الاهم هي ايجاد حوافز لتشجيع الموظفين للعمل في القطاع ووقف العزوف عنه نظرا لحساسيته وضغط العمل الشديد فيه.
محطة مركزية
وتحدثنا ايضا مع رئيس قسم الجدول والقرارات ذياب الشمري.
¼ ما طبيعة عمل القسم وكيف يتم اعداد جدول الاعمال؟
- نقوم بمتابعة كل جلسة لندون القرارات التي تصدر عنها والتوصيات التي تصدر من خلالها ويمكن اعتبار قسم الجدول والقرارات بالمحطة المركزية في قطاع الجلسات.
اما عن اعداد الجدول الخاص بأعمال الجلسة فإننا نتلقى ونستلم جميع المواد الخاصة به سواء تكون هذه المواد صادرة من المجلس أو واردة من الوزارات المختلفة أو بعض الجهات الحكومية وبعد ذلك نقوم بمراجعتها وفرزها ويتم بعد ذلك ترتيب الجدول حسب الاولويات وفق بنود وفقرات كالتصديق على المضابط وكشف الاوراق والرسائل الواردة للمجلس وبعدها بند الاسئلة وردود الوزراء عليها ثم الاستجوابات ان وجدت وبعدها تقارير ديوان المحاسبة وطلبات المناقشة وتقارير اللجان والاحالات وما يستجد من اعمال.
¼ ما المشكلات التي تواجه القسم في اداء عمله؟
- تشعب المواد والجهات التي تزودنا بهذه المواد ولكن الحمدلله مع التركيز والمتابعة يمكننا ان نقوم بأداء واجبنا على اكمل وجه.
وتحدثنا مع رئيس المضابط يعقوب الكندري.
¼ ما طبيعة عمل القسم وكيف يتم اعداد مضبطة الجلسة؟
- نحن نعد المضبطة بشكل متطور من خلال اجهزة تسجيل موزعة على عدد من الموظفين والموظفات تخصص لهم نوبات وقتية متساوية من جميع النقاشات التي دارت في الجلسة حيث يباشرون بطباعتها بعد افتتاح الجلسة مباشرة ومن ثم يتم مراجعة وتدقيق كل جزء تمت طباعته وبعدها يعاد للتصحيح ويتم تجميعها ودمجها ثم استخراج المضبطة ومراجعتها نهائيا وعمل فهرس لها.
وللقسم مهام اخرى يقوم بها غير المضباط وهي اعداد كشوفات التسجيل على فقرات وبنود جدول الاعمال بالتنسيق مع مدير الادارة أو الامين العام المساعد لشؤون الجلسات وكذلك اعداد كشف الاحالات قبل الجلسة واعداد كشوفات حضور السادة الاعضاء ليوم الجلسة وتجهيزها قبل افتتاح الجلسة بساعة لاطلاع الاعضاء عليها.
¼ ما المشكلات التي تواجه القسم ؟
- يعاني القسم من قلة عدد الطباعين والمراجعين اللغويين بالفترة الحالية ولكن قريبا سيتم الاستفادة من خدمات البعض منهم للتخفيف من ضغط العمل قليلا، وهناك بعض المشكلات التقنية بالشبكة والتي وعدنا بحلها قريبا.
تقارير اللجان
وتحدثنا ايضا مع رئيس قسم المطبعة عيسى الكندري.
¼ ما طبيعة عمل القسم وهل يختص القسم بالتصوير فقط لقطاع الجلسات؟
- يمكن القول بأن قسم المطبعة يعتبر من الاقسام المركزية التي تتعامل مع جميع قطاعات وادارات واقسام المجلس المختلفة فهو يقوم بتصوير كافة المستندات والمواد الخاصة بجدول اعمال الجلسات وكذلك المضابط وتقارير اللجان واضافة على النسخ والتصوير سواء العادي أو الملون يقوم القسم بالتجليد والتغليف والقص والصف ويمكن اعتباره بمطبعة المجلس المركزية.
¼ ما حجم انفاق القسم من الورق سنويا تقريبا وما المشكلات التي يعانيها القسم؟
- يتعامل القسم مع ملايين الورق سنويا بجميع احجامها المختلفة ولعل هناك بعض الامور التي يجب التنبه لها هي ان الشركات الخاصة بآلات التصوير والنسخ تطور آلاتها بشكل سنوي تقريبا وتستحدث غيرها من حيث السرعة والسعة لذا نتمنى ان يكون القسم من اول المستفيدين من هذه التطورات.
تاريخ النشر: الاحد 13/1/2008
13-01-2008, 11:36 PM
الوطن تطلع ميدانيا على دورة العمل والمداخلات والمخرجات المستندية في قطاع الجلسات بالم
العرض العادي
